Mensaje de ausencia en WhatsApp Business: 30 plantillas listas (2026)
Son las 19:30 de un viernes. El teléfono del negocio sigue recibiendo mensajes que ya no vas a contestar hoy. El lunes, cuando llegues, tendrás 40 chats sin leer y media docena de clientes que ya han llamado a la competencia. El mensaje de ausencia en WhatsApp Business soluciona exactamente eso: una respuesta que se envía sola cuando estás fuera de horario o no puedes atender, deja claro cuándo vuelves y, si está bien escrito, recoge ya los datos que necesitas para resolver el lunes en 30 segundos en vez de en media hora.
Aquí tienes la guía completa para 2026: qué es exactamente, en qué se diferencia de la respuesta automática y del mensaje predeterminado, cómo se configura paso a paso en la app gratuita y en la API, y 30 plantillas listas para copiar organizadas en 6 sectores (generales, salud, peluquería y estética, servicios profesionales, hostelería y emergencias). Todas pensadas para negocios reales en España, no para folletos.
- 30 plantillas reales por sector, listas para copiar y pegar
- Configuración paso a paso (app gratuita y API), con los 7 errores que suelen cargarse el resultado
- Cuándo la app gratuita basta y cuándo conviene saltar a algo que personalice por cliente
TL;DR
El mensaje de ausencia en WhatsApp Business es una respuesta que la app envía sola cuando estás fuera de horario o no puedes atender. La app gratuita lo incluye con horarios configurables y se activa en cinco minutos. Bien escrito: avisa de cuándo vuelves, pide datos útiles y deja al cliente con un siguiente paso. Mal escrito: parece un bot frío. Abajo tienes 30 plantillas por sector (salud, estética, profesionales, hostelería, generales y emergencias) listas para copiar, la configuración paso a paso y los siete errores que matan la conversación.
Índice
¿Qué es un mensaje de ausencia en WhatsApp Business?
Es una respuesta automática que la app de WhatsApp Business envía sola cuando alguien te escribe en un momento en el que no puedes atender. Se configura una sola vez, vive en Ajustes > Herramientas para empresas > Mensaje de ausencia, y puede dispararse de tres formas: siempre, solo fuera del horario laboral que definas, o en franjas personalizadas (por ejemplo, todos los días de 14:00 a 16:00 si paras a comer).
A diferencia del mensaje de bienvenida (que solo se envía la primera vez que un contacto nuevo te escribe), el mensaje de ausencia se dispara cada vez que se cumple la condición horaria, da igual cuántas veces te haya escrito esa persona antes. Por eso conviene cuidarlo: el cliente lo va a leer más de una vez.
Un buen mensaje de ausencia no solo dice "no estoy". Dice cuándo vuelves, pide los datos que vas a necesitar para resolver al volver y ofrece una vía alternativa si hay urgencia real.
Diferencias con respuesta automática y mensaje predeterminado
Estos tres términos se mezclan constantemente, y confundirlos lleva a configurar mal la herramienta. Estas son las diferencias reales:
| Tipo de mensaje | Qué hace | Cuándo se envía |
|---|---|---|
| Mensaje de ausencia | Avisa de que no estás disponible y cuándo volverás | Solo cuando se cumple la condición horaria (fuera de horario, franja personalizada, modo siempre) |
| Mensaje de bienvenida | Saluda y orienta al cliente nuevo | Solo la primera vez que un contacto nuevo te escribe (o tras 14 días de silencio) |
| Respuesta rápida (predeterminada) | Atajo de texto guardado para que tú envíes sin reescribir | Cuando tú lo activas escribiendo "/" + atajo (precio, ubicación, horarios) |
Resumen rápido: ausencia y bienvenida se envían solas, la respuesta rápida la disparas tú. Si quieres profundizar en cualquiera de las otras dos, tienes guías hermanas en mensajes automáticos en WhatsApp Business y en mensajes predeterminados en WhatsApp.
Cómo configurar el mensaje de ausencia paso a paso
El menú cambia ligeramente según si usas Android, iPhone o WhatsApp Business para escritorio, pero el camino es el mismo. En menos de 5 minutos lo tienes activo.
- 1Abre WhatsApp Business en el móvil que usas para el negocio. Si todavía tienes la app personal, primero da el salto: el de WhatsApp normal no incluye esta función.
- 2Toca los tres puntos arriba a la derecha (en Android) o el icono de Ajustes (en iPhone). Entra en Herramientas para empresas.
- 3Selecciona Mensaje de ausencia y activa el interruptor. Aparece la caja de texto donde escribes el mensaje. Empieza con una de las 30 plantillas de más abajo y adáptala a tu negocio.
- 4Define el horario: enviar siempre, solo fuera del horario laboral (que defines en tu perfil de empresa) o en un horario personalizado.
- 5Elige los destinatarios: todos los contactos, todos menos algunos, solo los que no tienes guardados en la agenda, o solo los que ya te han escrito antes. Lo más limpio para la mayoría es "todos".
- 6Guarda. Haz una prueba desde otro número (o pídele a alguien) para comprobar que llega bien y que el tono encaja con tu negocio.
Antes de activar: revisa el horario de empresa de tu perfil. Si el horario está mal definido (festivos no marcados, sábados abiertos cuando estás cerrado), el mensaje saltará cuando no toca y parecerás un negocio que ignora a la gente.
App gratuita vs API: qué cambia
Hay dos versiones distintas de "WhatsApp Business" y mucha gente las confunde. Una es la app gratuita que descargas en el móvil. Otra es la WhatsApp Business API, que se conecta a un sistema (como Engrana). El mensaje de ausencia funciona en las dos, pero con diferencias.
| Función | App gratuita | API con sistema |
|---|---|---|
| Número de mensajes distintos | Solo 1 | Tantos como necesites por sector, motivo o historial |
| Personalización por cliente | No | Sí, con nombre, última cita y contexto del CRM |
| Reglas según tipo de consulta | No | Sí (precio, reserva, urgencia, queja) |
| Multidispositivo y varios agentes | Hasta 4 dispositivos vinculados | Sin límite, varios agentes en paralelo |
| Coste | Gratis | Cuota mensual del sistema + coste por conversación de servicio |
Regla práctica: si llevas el chat tú solo con menos de 20 mensajes al día, la app gratuita sobra. Si tienes equipo, varios tipos de cliente, agenda llena y quieres que el mensaje de ausencia recoja datos estructurados para procesar al volver, dar el salto a la API tiene sentido. Lo desarrollamos en la guía de respuestas automáticas en WhatsApp.
30 plantillas listas para copiar
Seis categorías de cinco plantillas cada una. Todas pensadas para negocios reales en España. Pulsa el icono de copiar y pégalas directamente en la app. Personaliza siempre las variables entre llaves como {Nombre}, {Dirección} o {EnlaceCalendario}.
1) Generales (5 plantillas)
Vacaciones, fines de semana, festivos y fuera de horario habitual.
Vacaciones de verano
Hola, estamos cerrados por vacaciones del 1 al 21 de agosto. Volvemos el 22 con la agenda abierta. Si quieres dejar tu solicitud apuntada, dinos servicio y día aproximado, y te respondemos por orden de llegada en cuanto abramos.
Fin de semana sin atención
Hola, los sábados y domingos no atendemos por aquí. El lunes a primera hora respondemos sin falta. Mientras tanto, si quieres adelantar, déjanos qué necesitas en un mensaje y lo agilizamos.
Fuera de horario diario
Gracias por escribir. Nuestro horario es de 9:00 a 18:00 de lunes a viernes. Ahora estamos fuera de servicio y te contestamos en cuanto abramos. Si es una reserva, dinos día y franja (mañana o tarde) y te lo confirmamos al abrir.
Festivo local
Hola, hoy es festivo y no estamos disponibles. Mañana retomamos el ritmo normal. Si quieres, deja tu consulta o tu petición de cita y la vemos a primera hora.
Formación o evento interno
Hola, hoy el equipo está en formación interna y no podemos responder hasta las 17:00. A esa hora retomamos los mensajes uno por uno. Para urgencias, deja la palabra URGENTE al principio y lo priorizamos.
2) Clínicas y salud (5 plantillas)
Dental, fisio, médico, veterinaria y psicología. Siempre con vía alternativa para urgencias reales.
Clínica dental con guardia
Gracias por contactar con la clínica. Ahora mismo estamos atendiendo en consulta. Si tu caso es urgente (dolor agudo, traumatismo, sangrado), llama al teléfono de guardia 6XX XXX XXX. Para revisiones, limpiezas y presupuestos, te respondemos en orden en cuanto bajemos del sillón.
Fisioterapia en sesión
Hola, ahora estoy con un paciente y no puedo escribir. Te contesto en cuanto termine la sesión. Si quieres pedir cita, indícame molestia, zona del cuerpo y dos días que te encajen, así te propongo hueco directo cuando salga.
Centro médico, doctora fuera
Hola, la doctora hoy está fuera de consulta y no podemos confirmar pruebas ni resultados. Mañana respondemos a primera hora. Para una urgencia médica, contacta con tu centro de salud habitual o con el 112.
Veterinaria en quirófano
Hola, ahora estamos en quirófano y no podemos atender el chat. Si es una urgencia veterinaria, llama al hospital 24h al XXX XXX XXX. Para citas, consultas y vacunas, te leemos al terminar y te contestamos esta misma tarde.
Psicología y terapia
Gracias por escribirme. Durante las sesiones tengo el móvil en silencio. Reviso los mensajes entre paciente y paciente y te respondo en cuanto pueda. Si necesitas atención inmediata por una crisis emocional, recuerda que el 024 atiende llamadas las 24 horas del día.
3) Peluquerías y estética (5 plantillas)
Peluquería, estética, manicura, barbería y spa. Pensadas para cuando estás en cabina o cortando.
Peluquería en cabina
Hola, ahora estoy con una clienta y no puedo despegarme. Te contesto en cuanto termine. Si quieres reservar corte o color, dime día aproximado y si prefieres mañana o tarde, y te confirmo el hueco al salir.
Centro de estética
Gracias por escribir al centro. Ahora mismo estoy en cabina. Te respondo en breve. Si me adelantas qué servicio buscas (facial, corporal o depilación) y para qué fecha, agilizo la reserva.
Manicura y pedicura
Hola, las uñas tardan lo suyo y ahora estoy con una clienta. Te respondo en cuanto termine. Si quieres adelantar trabajo, dime acabado (esmalte, semipermanente o gel) y para qué fecha, y te paso opciones.
Barbería en corte
Buenas, ahora estoy cortando y no puedo escribir. Te contesto al rato. Si quieres reservar, dime si es corte, barba o ambos y a qué hora te viene mejor mañana o pasado.
Spa o circuito wellness
Hola, el equipo está atendiendo tratamientos y no podemos contestar al momento. En cuanto un terapeuta esté libre, te respondemos. Si es para reservar circuito o masaje, dinos día, número de personas y franja horaria orientativa.
4) Servicios profesionales (5 plantillas)
Abogado, asesoría, arquitecto, coach e inmobiliaria. Tono cuidado, plazo claro.
Abogado en juzgados
Gracias por escribir al despacho. Hasta las 14:00 estoy en juzgados. A partir de esa hora reviso los mensajes y te llamo o te contesto por aquí. Para urgencias judiciales con plazo, llama al despacho al XXX XXX XXX y mi compañera te atenderá.
Asesoría fiscal en cierre
Hola, ahora estamos cerrando trimestre y los tiempos de respuesta son más largos de lo habitual. Contestamos en menos de 24 horas laborables. Si es un requerimiento de Hacienda con plazo apurado, escribe URGENTE en mayúsculas al principio del mensaje y lo priorizamos.
Arquitecto en obra
Hola, estoy en obra hasta media tarde y no tengo cobertura estable. Te contesto al volver al despacho. Si es para visita técnica o presupuesto, dime dirección, metros aproximados y qué necesitas (reforma, proyecto, certificado), así llevo la cabeza puesta cuando hablemos.
Coach o consultor en sesión
Gracias por tu mensaje. Tengo sesiones bloqueadas hasta las 19:00 y revisaré el chat a esa hora. Si necesitas agendar la primera llamada de diagnóstico, este es mi calendario: {EnlaceCalendario}. Si prefieres que te llame yo, dime franja y te apunto.
Inmobiliaria en visita
Hola, ahora mismo estoy enseñando un piso y no puedo coger el chat. Te contesto al terminar la visita. Si me dices zona, número de habitaciones y presupuesto orientativo, voy preparando opciones para enseñarte esta misma semana.
5) Restaurantes y hostelería (5 plantillas)
Restaurante en servicio, cierre semanal, catering, cafetería y bar musical.
Restaurante en hora de servicio
Hola, estamos en plena hora de servicio y no podemos atender el chat. Respondemos entre las 17:00 y las 19:00. Para reservas, deja nombre, número de comensales y día, y te confirmamos por WhatsApp en cuanto cerremos cocina.
Cierre semanal de descanso
Hola, los lunes el restaurante descansa. Reservas y consultas las contestamos el martes desde las 11:00. Si quieres mesa para esta semana, deja día, hora y comensales y te lo guardamos sin compromiso hasta que confirmemos.
Catering y eventos
Gracias por tu mensaje. Para presupuestos de catering necesitamos un par de datos: fecha del evento, número de personas y tipo (cóctel, menú sentado, picnic, brunch). Te respondemos con propuesta en 24-48 horas laborables.
Cafetería con pedidos take away
Hola, ahora estamos a tope con la barra. Para pedidos para llevar, llama al XXX XXX XXX directamente, llegan mucho más rápido. Aquí te respondemos cuando baje el ritmo, sobre las 12:30 o las 17:00.
Bar o cervecería musical
Buenas, los fines de semana el ruido en local no nos deja leer el chat. Para reservas, llama al XXX XXX XXX. El resto de mensajes los contestamos los lunes por la mañana, sin excepción.
6) Emergencias y avisos urgentes (5 plantillas)
Baja médica, reforma, mudanza, caída del sistema y avisos meteorológicos. Para momentos en los que el negocio se sale del guion.
Baja médica del propietario
Hola, estoy de baja médica esta semana y la atención queda reducida. Las citas urgentes las gestiona {Nombre} en el XXX XXX XXX. Las consultas no urgentes las contesto el lunes que viene, en cuanto vuelva.
Cierre por reforma
Hola, el local está cerrado por reforma del 15 al 30 de septiembre. Reabrimos el 1 de octubre con la agenda lista y novedades. Si quieres reservar para octubre, deja día aproximado y servicio, y te apuntamos en lista preferente.
Mudanza o cambio de local
Hola, estos días estamos con la mudanza al nuevo local en {Dirección}. Atendemos solo urgencias hasta el viernes. A partir del lunes 4, ritmo normal y sala nueva. Si quieres ser de los primeros en estrenarla, dinos día y te apuntamos.
Caída del sistema de agenda
Hola, ahora mismo tenemos problemas con la agenda online y no podemos confirmar reservas al momento. Apuntamos todas las solicitudes y las confirmamos una por una en cuanto el sistema vuelva. Dinos servicio y día preferido y guardamos turno.
Aviso meteorológico o cierre extraordinario
Hola, por aviso meteorológico hoy el centro permanece cerrado por seguridad. Las citas del día se reprograman sin coste y sin cargo de cancelación. Te escribimos uno por uno mañana para buscarte nuevo hueco. Disculpa las molestias.
Variables más útiles para sustituir: {Nombre}, {Negocio}, {Dirección}, {Horario}, {EnlaceCalendario}, {TeléfonoGuardia}.
7 errores comunes en mensajes de ausencia
Cómo automatizar el mensaje de ausencia con Engrana
La app gratuita tiene un techo claro: un solo mensaje, sin personalización, sin reglas por tipo de consulta. Si tu negocio crece o si quieres que el mensaje de ausencia haga algo más que decir "no estoy", llega un momento en el que conviene saltar a un sistema sobre WhatsApp Business API.
Engrana es un CRM conversacional y de marketing automation pensado para PYME de servicios en España. Sobre el mensaje de ausencia añade lo siguiente:
- Reconoce al cliente por el número, saluda por su nombre y recuerda su última cita o su historial de compras.
- Aplica reglas distintas según lo que detecta en el mensaje del cliente (reserva, queja, urgencia, consulta de precio).
- Te deja el mensaje ya organizado en la bandeja para que al volver resuelvas en bloque, no chat por chat.
- Encadena el mensaje de ausencia con recordatorios de cita, confirmaciones y solicitud de reseñas de forma automática.
Si esto te encaja, lo mejor es verlo aplicado a tu tipo de negocio. Puedes mirar antes el producto completo o el precio actualizado, y si te convence, agendar una demo de 15 minutos sin compromiso.
Preguntas frecuentes
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