Software CRM y WhatsApp con IA para asesorías fiscales y contables
Compatible con tu A3, Sage o Cegid. Mejor con tu WhatsApp de campaña renta. Engrana automatiza el WhatsApp de tu asesoría durante la locura de abril a junio: recuerda al cliente qué documentación llevar, avisa del vencimiento del Modelo 303, atiende preguntas repetidas con tono profesional y filtra las que necesitan que tú intervengas.
- Compatible con A3 Software, Sage Despachos, Cegid Contasol, Holded y ContaPlus.
- Arquitectura RGPD y Ley 10/2010 de blanqueo por defecto. BSP europeo. DPA firmable.
- Operativo en una o dos semanas. Sin migración de tu software actual.
Automatizar una asesoría fiscal por WhatsApp significa que las preguntas repetidas del cliente (qué documentos llevar a la renta, cuánto se paga en el 303 este trimestre, cuándo vence el Modelo 130) las resuelve una IA con memoria del cliente, y solo llega al asesor lo que de verdad necesita criterio profesional. Engrana ofrece esa capa por 89 euros al mes: recuerda los plazos AEAT al cliente antes de que tú tengas que perseguirlo, protocoliza el onboarding del alta, avisa de la factura electrónica Ley Crea y Crece, y pide reseñas de Google al cliente satisfecho. No reemplaza tu A3 Software ni tu Sage Despachos: se conecta encima como capa de comunicación con el cliente.
Por qué abril a junio es el infierno de tu despacho
Todo asesor fiscal español entiende esta frase sin explicaciones: campaña renta. Del 2 de abril al 30 de junio, la asesoría de tres personas pasa de gestionar 40 asuntos abiertos a intentar cerrar 350 declaraciones sin que nadie se rompa. El WhatsApp del despacho, que en enero manejaba 10 conversaciones al día, en mayo pasa a 200. Y sigue siendo el mismo teléfono.
"Cada renta les explico lo mismo a los mismos clientes. Es la sexta vez que me pregunta cuántas dietas puede desgravar."
"Junio es un funeral. Duermo 4 horas, respondo whatsapps a las once de la noche y sigue habiendo clientes que aparecen el 28 con la caja de zapatos."
"Le pedí los certificados al cliente el 10 de abril. Se los volví a pedir el 22. Se los volví a pedir el 5 de mayo. Me llegaron el 26 de junio a las nueve de la noche."
Los seis dolores que Engrana ataca de forma directa aparecen literalmente en cualquier foro sectorial abierto:
Preguntas repetidas todos los años
"Qué me llevo para la renta" se responde 300 veces cada campaña. La respuesta es prácticamente idéntica. El asesor la teclea 300 veces porque no ha protocolizado la respuesta.
Persecución de documentación
El asesor pide, recuerda, vuelve a pedir, llama por teléfono y al final el cliente entrega el certificado en el último día hábil. La agenda del asesor se convierte en cobrador de morosos documentales.
Confusión de Modelos
Cliente autónomo pregunta por el "trescientos" cuando su régimen es directa simplificada y le tocaría el 130. Diez minutos de aclarar la jerga antes de responder a la pregunta real.
Vencimientos AEAT sin recordatorio
El calendario AEAT es público, el asesor lo tiene en la pared, el cliente no. El asesor se acuerda del 20 de abril, del 20 de julio, del 30 de junio. El cliente no.
Cliente que confunde asesor con abogado
"Necesito que me redactes un contrato" no es asesoría fiscal, es abogacía. Horas al año explicando la frontera profesional que ya está clara en tus hojas de encargo.
Renta y trimestre IVA a la vez en abril
El 20 de abril vence el 303 del Q1. La renta ya está abierta desde el día 2. El asesor gestiona dos frentes en tres semanas con el mismo equipo.
Ninguno de estos dolores se resuelve con un ERP contable. A3 Software calcula el 303 perfectamente, Sage Despachos lleva la contabilidad al detalle, Cegid Contasol te firma los modelos con Verifactu. Pero ninguno responde al cliente por WhatsApp a las once de la noche del 29 de junio pidiéndole el certificado que aún falta. Esa capa está sin cubrir en el 95% de las asesorías españolas.
Qué automatiza Engrana en una asesoría fiscal
Nueve automatizaciones que Engrana activa desde la primera semana. No son features vagas: son flujos concretos que un asesor puede ver en la demo con casos de sus propios clientes.
1. Recordatorio del trimestre IVA con Modelo 303
Diez días antes del vencimiento (20 abril, 20 julio, 20 octubre, 30 enero), Engrana escribe al autónomo con mensaje protocolizado. Segunda pasada a los tres días. Tercera pasada escala al asesor.
2. Recordatorio de campaña renta con lista de documentación
A partir del 15 de marzo, activa al cliente persona física con lista personalizada según su histórico (deducción vivienda, guardería, hipoteca, obras eficiencia energética).
3. Recordatorio Modelo 130 y Modelo 111
Cliente autónomo en directa simplificada entra en el flujo del 130 (pago fraccionado IRPF). Cliente con empleados entra en el flujo del 111 (retenciones a cuenta).
4. Alerta Ley Crea y Crece factura electrónica
Cuando el reglamento de desarrollo de la Ley 18/2022 entre en vigor, avisa al cliente empresa cuando su tramo esté cerca, con explicación de qué software usar.
5. Alta cliente onboarding protocolizado
Recoge nombre, actividad (autónomo, sociedad, cooperativa), volumen anual, alta con 036 o 037 y servicios necesarios. Genera ticket estructurado y agenda primera reunión.
6. Preguntas frecuentes protocolizadas con memoria
"Qué me llevo a la renta" personalizada con histórico del cliente. Si María tuvo deducción por vivienda, la respuesta la incluye. Si Juan es en directa simplificada, la lista es distinta.
7. Aviso de cambio normativo relevante
Cambio en tipo de IVA reducido, nueva deducción autonómica, obligación Verifactu para autónomos. El asesor valida el texto antes de enviar. Comunicación contractual, no marketing.
8. Reactivación de cliente inactivo con soft opt-in
El cliente que dejó de facturar hace 8 meses sigue en tu base. Con las excepciones LSSI Art. 21.2, mensaje amable de rescate. No es SPAM, es relación existente.
9. Petición de reseña Google post-cierre renta
24 a 72 horas después del último trámite de junio. El cliente sale aliviado, es el momento donde la reseña convierte al 40-50%. Enlace directo a tu Google Business Profile.
Cómo se conecta Engrana con tu software contable
Regla doctrinal: Engrana en asesorías fiscales no sustituye tu software contable. Nunca.
Tu A3 Software sigue calculando el 303, tu Sage Despachos sigue llevando la contabilidad al detalle, tu Cegid Contasol sigue firmando los modelos con Verifactu. Engrana se conecta encima como la capa de comunicación con el cliente que ese software no cubre.
Compatibilidad probada de convivencia sin pisarse
- A3 Software (Wolters Kluwer): a3ASESOR, a3ERP, a3innuva
- Sage Despachos Connected
- Cegid Contasol y Cegid ContaPlus
- Holded
- Iberley Gestión de Despachos
- Aselex de Aranzadi para asesores
- QuipuAsesor
Cómo se pone en marcha la convivencia
Nos envías el CSV de contactos de tu A3 o Sage con nombre, DNI o CIF, teléfono, régimen fiscal y último servicio contratado. Engrana carga tu base de clientes con esos datos y los mapea a su ficha interna. No hace falta más.
Autónomos en directa simplificada entran en el flujo del 303 + 130. Autónomos en módulos entran en el flujo del 131. Sociedades entran en el flujo del 200 + 202. Personas físicas en el flujo renta. Tú decides qué segmento tiene qué flujo.
El cliente escribe por WhatsApp. Engrana consulta su ficha, contesta si es pregunta protocolizada, o pasa al asesor con la respuesta ya redactada en borrador. El asesor lee, ajusta si hace falta y envía en un toque. El expediente contable sigue viviendo en tu A3 o Sage.
Sobre integración API con tu software contable. Hoy la convivencia es funcional sin sincronización automatizada del expediente. No sincronizamos apuntes contables, ni modelos calculados, ni facturación electrónica. Esa parte sigue viviendo íntegra en tu ERP. Integración por API con A3, Sage y Cegid está en el roadmap según volumen real de clientes en el sector. Lo decimos claro porque prometer integración que no existe cuesta la primera demo.
Cumplimiento, secreto y protección de datos fiscales
El asesor fiscal opera con datos particularmente sensibles: base imponible del cliente, patrimonio, retenciones, deducciones familiares. Cualquier canal digital que gestione esa información tiene que sostener el examen ante la Agencia Española de Protección de Datos y ante los deberes deontológicos de Aedaf y AECE.
Marco legal aplicable
- Ley 58/2003 General Tributaria, Art. 95: secreto tributario. Los datos con trascendencia tributaria tienen reserva estricta. La doctrina y los códigos deontológicos de Aedaf y AECE trasladan el deber de reserva al asesor.
- Ley 10/2010 de prevención de blanqueo de capitales. Las asesorías fiscales son sujetos obligados según el Art. 2.1.o. Obliga a identificación reforzada, análisis de riesgo y conservación de documentación 10 años.
- RGPD y LOPDGDD 3/2018. Datos de facturación, patrimonio y familia exigen medidas técnicas y organizativas reforzadas por el Art. 32 RGPD.
- Ley 18/2022 Crea y Crece, factura electrónica B2B. Obligación escalonada según reglamento de desarrollo. La comunicación al cliente empresa sobre esta obligación es contenido informativo, no marketing.
Datos en Europa
BSP europeo por defecto, base de datos con residencia UE (servidores Hetzner en Alemania). Mitiga el Art. 44 RGPD sobre transferencias internacionales.
Contrato Art. 28 RGPD firmable
DPA estándar entre tu despacho (Responsable) y Engrana (Encargado), con listado explícito de subencargados: Meta, BSP europeo, Stripe, base de datos residencia UE.
Base jurídica sin consentimiento revocable
Art. 6.1.b RGPD (ejecución de contrato) para cliente con hoja de encargo firmada. Art. 6.1.b in fine (medidas precontractuales) para el lead que escribe por primera vez.
Retención auditable
Conservación configurable por tipo de asunto. Cuatro años por defecto (Art. 66 LGT). Diez años obligatorios para operaciones sujetas al Art. 25 Ley 10/2010.
Casos de uso por tipo de asesoría
No hay un único perfil de asesoría en España. Estos son los cuatro más habituales, con el flujo donde Engrana rinde según especialidad y estacionalidad.
Asesoría fiscal generalista
200-400 clientes, 70% autónomos y 30% sociedades. Pico simultáneo en abril con 303 Q1 y renta abierta la misma semana. Recordatorios diferenciados por tipo evitan decidir a quién perseguir primero.
Asesoría contable especializada
30-80 sociedades, ticket alto. Cierre ejercicio, Modelo 200 y cuentas anuales antes del 30 julio. Coordinación con dirección financiera del cliente centralizada por WhatsApp con log de qué llegó y qué falta.
Gestoría administrativa mixta
300-700 clientes con servicios cruzados fiscal, laboral, tráfico y escrituras. Enruta consultas al departamento correcto por semántica. Evita quemar tiempo del gestor en aclaraciones de servicio.
Despacho fiscal y laboral integrado
100-300 empresas con nóminas y fiscalidad mixta. Atiende dudas repetidas de nómina protocolizadas (bases cotización, retención IRPF variable, incapacidades). Libera al gestor laboral.
Cuánto ahorra en tiempo real un asesor con Engrana
Hablar de ROI en asesoría fiscal sin números es peligroso. Estos son cálculos conservadores basados en el uso real que Engrana tiene en sectores similares (peritaje, seguros, abogados).
El asesor recupera 60 a 75 minutos al mes fuera de pico, y 3 horas al mes en campaña renta. En un equipo de tres asesores, el ahorro trimestral estimado son unas 30 horas de tiempo directo del asesor, que puede dedicarse a cliente de mayor ticket o simplemente a irse a comer sin el móvil.
No prometemos ROI de 10x. Prometemos que la primera hora de la mañana en abril deja de ser "contestar el WhatsApp que se acumuló ayer".
Engrana frente a las alternativas reales
Comparativa honesta. Estas son las cuatro alternativas que hoy usa una asesoría fiscal para intentar cubrir la capa de comunicación con el cliente.
| Función | Engrana | Contact center | Bot genérico | WhatsApp normal |
|---|---|---|---|---|
| Precio de referencia | 89€/mes flat | 800-1.500€/mes | 40-90€/mes | Gratis (móvil asesor) |
| Integración software contable | Convive con A3, Sage, Cegid, Holded | No | No (o custom caro) | No |
| Plantillas fiscales pre-cargadas | Sí (renta, 303, 130, 111, 200) | No | No | No |
| IA con memoria del cliente | Sí | No | Genérica sin fiscal | No |
| Contrato Art. 28 RGPD firmable | Sí, con subencargados | Depende | Depende | No aplica (personal) |
| Recordatorio automático plazos AEAT | Sí protocolizado | Manual | No | No |
| Reseñas Google automatizadas | Sí | No | No | No |
| Setup y tiempo hasta valor | 1-2 sem llave en mano | 4-8 sem + contrato | 2-6 sem DIY | Inmediato pero manual |
Cuando tu cuello de botella es la comunicación con el cliente en campaña renta y trimestre IVA, y ya tienes A3, Sage o Cegid cubriendo la parte contable. Cuando quieres coste fijo (89€/mes) en lugar de externalizar por 1.000€/mes.
Si buscas software contable para calcular modelos, quédate con tu A3, Sage o Cegid. Si necesitas base de datos jurídica para consultar doctrina, mantén tu Aselex. Si tu volumen es menor de 20 mensajes de cliente por semana, todavía no compensa.
Preguntas frecuentes que ya se han hecho asesorías fiscales
Glosario fiscal aplicable
Términos que aparecen en tu día a día y que Engrana entiende correctamente cuando el cliente pregunta por WhatsApp.
Modelo 303
Autoliquidación trimestral del IVA para autónomos y sociedades en régimen general. Vencimiento 20 abril, 20 julio, 20 octubre y 30 enero.
Modelo 130
Pago fraccionado del IRPF para autónomos en estimación directa simplificada. Mismos vencimientos trimestrales que el 303.
Modelo 100
Declaración anual de la renta (IRPF) para personas físicas. Campaña abril a junio de cada año.
Modelo 200
Impuesto sobre Sociedades. Presentación de julio a la vez que las cuentas anuales al Registro Mercantil.
Verifactu
Sistema de facturación verificable que la AEAT exigirá para autónomos y pymes desde 2026-2027 (según reglamento de desarrollo).
Ley Crea y Crece
Ley 18/2022 que obliga a factura electrónica B2B en España de forma escalonada, según reglamento de desarrollo pendiente.
BSP europeo
Business Solution Provider con residencia UE. Mitiga transferencias internacionales del Art. 44 RGPD para datos sensibles fiscales.
Soft opt-in LSSI
Excepción del Art. 21.2 LSSI que permite comunicaciones sobre servicios similares a clientes con relación previa, sin consentimiento explícito, con oposición visible.
Ver Engrana antes de que arranque la próxima campaña renta
Abril está a nueve meses vista y la campaña renta se prepara ahora. Los asesores que en abril de 2026 pasaron seis semanas contestando el mismo WhatsApp pueden hacer que la próxima campaña sea distinta si en septiembre u octubre empiezan a montar la capa de automatización con tiempo suficiente para ajustarla.
89 euros al mes sin permanencia. Setup incluido. Cero comisiones. Garantía 60 días. Contrato Art. 28 RGPD firmable. BSP europeo.