Engrana
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    Para hoteles boutique, hostales y alojamientos rurales en España

    Automatiza el WhatsApp de tu hotel sin migrar de PMS.

    Compatible con tu Cloudbeds, Mews, Hotelogix, Avirato, RoomRaccoon o el PMS que uses hoy. Sin migrar nada. Engrana se ocupa del WhatsApp con tu huésped 24/7, los recordatorios pre-llegada, las reseñas en Google, TripAdvisor y Booking, los upselling de late checkout y traslado, y la reactivación del huésped que vino el año pasado y no ha vuelto. En seis idiomas, sin que recepción levante un dedo.

    • Multi-idioma · 6 idiomas
    • Compatible RGPD + SES.HOSPEDAJES
    • Sin migrar de tu PMS
    M
    Hotel Boutique Mar
    Karina · Viernes 18:07
    Wann ist Check-in?
    18:07
    Hola Karina. El check-in es a partir de las 15h. Te dejo aquí cómo llegar desde el aeropuerto (10 min en taxi, 25€). En tu habitación encontrarás una botella de cava de la casa 🥂. Wann hättest du gerne dein Frühstück morgen?
    18:07 ✓✓
    Mein Zug kommt um 22h, geht das?
    18:08
    Sin problema. Te dejamos late check-in. La puerta abre con tu DNI escaneado. Ya tienes todo listo.
    18:08 ✓✓
    Tu IA habla 6 idiomas

    Flujo real. La IA habla en su idioma. La caja, tuya.

    Esto pasa todos los viernes en tu hotel.

    Son las 18:07 de un viernes en una recepción de un hotel boutique en el centro de Granada. Llega una familia con tres maletas y una niña pequeña preguntando si la habitación tiene cuna. El teléfono fijo está sonando, es Booking llamando para confirmar una reserva que ya está confirmada. En la pantalla del ordenador hay 23 mensajes de WhatsApp sin abrir, una conversación en alemán que lleva 47 minutos sin respuesta, un huésped que escribió estoy en la puerta hace una hora y media, otro pidiendo late checkout para el domingo que sigue sin confirmar ni cobrar, y una pareja preguntando si queda alguna habitación para el sábado.

    La recepcionista está atendiendo a la familia con cuna. Lo hace bien. Lo hace con la sonrisa que tu hotel necesita que tenga.

    23
    H
    Hotel Boutique
    Viernes · 18:07
    viernes 17:20
    Guten Tag, wir kommen heute spät an. Können wir um 23:00 einchecken?
    17:20
    Estoy en la puerta, no sé qué timbre tocar
    16:45
    viernes 18:02
    Quería late checkout el domingo, ¿es posible?
    18:02
    ... y 20 mensajes más sin leer

    Bandeja real un viernes a las 18:07.

    Pero mientras lo hace:

    Sigue atendiendo a la familia que acaba de llegar con check-in completo, contestando al fijo de Booking y respondiendo mensajes a la vez.

    Tres habitaciones con late checkout siguen sin confirmar ni cobrar.

    El sábado se han quedado vacíos dos huecos por cancelaciones tardías sin avisar a nadie de la lista de espera.

    Los huéspedes corporate que vinieron en septiembre del año pasado, que pagaron tarifa entera tres noches, no han vuelto. Nadie los está llamando.

    No es que esté mal gestionada. Es que recepción no puede ser centralita, conserje, agenda y atención al huésped al mismo tiempo. Algo se cae siempre.

    Cifras del sector

    Tu hotel funciona, pero filtra menos de lo que crees.

    Cuatro cifras del sector que dibujan, sin retórica, dónde se está yendo el margen de un hotel boutique español.

    76,7%

    de las reservas de un hotel independiente en España entran vía OTA.

    Booking, Airbnb y Expedia se llevan entre el 15% y el 25% en comisión. Y, además de la comisión, te quitan la relación directa con el huésped.

    Fuente: Cloudbeds, informe Alojamientos Independientes 2025.

    21,8% - 57%

    de cancelación en reservas vía Booking, frente al 10,6% a 14% en reservas directas.

    Cada cancelación tardía es una habitación que no se ocupa esa noche. En un hotel de 30 habitaciones con un 20% de cancelaciones tardías un fin de semana fuerte, son cientos.

    Fuente: D-EDGE Hospitality Insights, 2024-2025.

    50%

    de las reseñas se publican en las primeras 48 horas tras el checkout. El 75% en los primeros cinco días.

    Si no la pides ahí, no la pides. La recepcionista que mañana se acuerda de pedirle al huésped que entró el lunes una reseña ya llega tarde.

    Fuente: Hosteltur, análisis conversión de reseñas 2025.

    +15% - +30%

    de revenue por huésped con upselling pre-llegada bien ejecutado.

    El late checkout, el traslado al aeropuerto, el desayuno extra, la cena, el aparcamiento, la cuna, el upgrade. Huevos rotos que tu PMS no vende solo.

    Fuente: Cloudbeds, HiJiffy, Mews ancillary revenue benchmark.

    España tiene 10.728 hoteles independientes y 3.885 de cadena (INE). El boutique pequeño es el cuerpo principal del sector por número de establecimientos. El ADR medio del país en 2025 fue de 127,7€ según la serie del INE y de 166,1€ según la serie CEHAT-Cajamar, que mide categorías medias-altas. Tu hotel no está roto. Está filtrando. Y filtrar todos los meses suma más de lo que parece a final de año.

    10.728

    hoteles independientes ES (INE)

    127,7€

    ADR medio España 2025 (INE)

    166,1€

    ADR categorías medias-altas (CEHAT)

    Lo primero que pregunta el gerente en la demo

    No te pedimos migrar nada.

    Tu PMS funciona. Cloudbeds, Mews, Hotelogix, Little Hotelier, RoomRaccoon, Amenitiz, Avirato, Tesipro, Hoteliga, MisterPlan, Ulyses Cloud, AvaiBook. El room rack, el channel manager, las tarifas, la facturación, los reports. Todo eso sigue donde está. No te lo tocamos.

    Engrana se ocupa de la otra mitad. La que se le escapa al PMS porque no fue diseñada para eso: la conversación por WhatsApp con el huésped, los recordatorios pre-llegada que sí funcionan, la reactivación del huésped que repite, las reseñas en Google y en TripAdvisor y en Booking, el cobro de señal en reservas directas y el upselling de habitación, traslado, late checkout y restaurante interno.

    Tu PMS hotelero

    Cloudbeds, Mews, Hotelogix, Avirato, RoomRaccoon, Little Hotelier.

    • Room rack y disponibilidad
    • Channel manager
    • Tarifas y revenue management
    • Facturación
    • Housekeeping
    • Reports operativos
    +

    Engrana

    Capa de WhatsApp + IA + recall + reseñas multi-plataforma + cobros + alertas.

    • WhatsApp 24/7 con IA contextual (6 idiomas)
    • Pre-llegada y captura SES.HOSPEDAJES
    • Recall del huésped repetidor anual
    • Reseñas Google + TripAdvisor + Booking
    • Cobro de señal y upselling (Stripe)
    • Alertas y escalado humano en urgencias

    PMS hoteleros con los que ya convivimos

    Cloudbeds
    Mews
    Hotelogix
    Little Hotelier
    RoomRaccoon
    Amenitiz
    Avirato
    Tesipro
    Hoteliga
    MisterPlan
    Cloudbeds
    Mews
    Hotelogix
    Little Hotelier
    RoomRaccoon
    Amenitiz
    Avirato
    Tesipro
    Hoteliga
    MisterPlan
    Cloudbeds
    Mews
    Hotelogix
    Little Hotelier
    RoomRaccoon
    Amenitiz
    Avirato
    Tesipro
    Hoteliga
    MisterPlan

    Y los que vayamos sumando.

    Si tu PMS ya hace todo esto, no nos llames. Si no lo hace, que es lo habitual, seguimos.

    Antes de gastar tres meses montándolo tú

    WhatsApp Business solo no resuelve tu hotel.

    Muchos hoteleros nos llaman pensando que con WhatsApp Business y unas plantillas guardadas se arregla. No. WhatsApp Business es un canal, no un sistema. Esto es lo que la app gratuita de WhatsApp Business no hace por ti, por mucho que la configures:

    No conoce al huésped.

    No sabe que Karina viene cada noviembre desde Múnich, que le gustó la habitación 204 y que pidió desayuno sin gluten. Para WhatsApp Business es un número de teléfono nuevo cada vez.

    No mira tu PMS.

    Si el huésped pide cambiar la fecha o ampliar una noche, recepción tiene que abrir Cloudbeds, mirar disponibilidad y volver al WhatsApp para contestar a mano. Por cada conversación.

    No reactiva al repetidor.

    Los huéspedes corporate de marzo del año pasado siguen en la base de datos. Hoy duermen en otro hotel. Nadie les ha vuelto a escribir.

    No pide reseñas en Google, TripAdvisor y Booking.

    Y si lo hicieras tú una a una con un enlace personalizado al canal correcto, te lleva dos horas al día. Que no tienes.

    No escala a humano cuando hay urgencia.

    Se ha roto la cerradura, no funciona el aire, mi vuelo se ha cancelado. WhatsApp Business contesta cuando alguien lo abre. Engrana detecta señales de urgencia en el mensaje (palabras clave y tono) y avisa a recepción al momento.

    No distingue recordatorio operativo de campaña comercial.

    La LSSI permite el primero sin opt-in expreso (encaja en la excepción contractual de servicios similares a los contratados). El segundo lo exige por ley. Si los mezclas, te expones a sanciones de la AEPD.

    WhatsApp Business es un canal. Engrana es el sistema que lo trabaja por ti.

    De principio a fin

    De la reserva al sillón ocupado, en cinco pasos.

    Cinco pasos que se repiten con cada reserva. Sin que tu recepción tenga que abrir WhatsApp ni una sola vez si no quiere.

    Paso 1

    La reserva entra en tu PMS.

    Cloudbeds, Mews, Hotelogix, lo que uses. Engrana la detecta sola, identifica el idioma del huésped (por nacionalidad de la reserva o por el primer mensaje) y prepara la secuencia. Recepción no hace nada. La reserva sigue su flujo habitual en tu PMS.

    E
    Engrana · Hotel Boutique Mar
    LIVE

    Nueva reserva detectada en Cloudbeds

    hace 12 segundos

    Karina Müller

    Berlín, DE · Viernes 26-may · 2 noches · Deluxe

    Idioma: Alemán

    Bienvenida lista para jue 25-may, 09:00

    listo

    Detección automática desde el PMS. Recepción no abre WhatsApp.

    Paso 2

    48 horas antes, mensaje pre-llegada por WhatsApp.

    En el idioma del huésped. Instrucciones reales de llegada (cómo llegar desde la estación, dónde aparcar, hora de check-in). Y, dentro de la misma conversación, oferta sutil de servicios opcionales: traslado al aeropuerto, late checkout, cena en el restaurante interno, cuna, upgrade.

    K

    Karina · Berlín

    en línea

    Hallo Karina! Wir freuen uns auf dich am Freitag 🌊. Check-in ab 15:00, der Schlüssel öffnet sich mit deinem Personalausweis-Scan.
    Möchtest du etwas Extra organisieren?
    🚗 Transfer vom Flughafen (25€)
    🥂 Spätes Check-out (+25€)
    🍽 Abendessen reservieren
    Ja, Flughafen Transfer bitte 🙂
    Perfekt. Transfer Freitag 17:45. Foto deines Ausweises?
    Ausweis.jpg

    Multi-idioma. Upselling integrado. Captura DNI para SES.HOSPEDAJES sin formulario.

    Paso 3

    24 horas antes, recordatorio breve.

    Confirmación de check-in con hora estimada de llegada, recogida ordenada de los datos que necesitas para el registro SES.HOSPEDAJES (documento, datos personales, dirección habitual) y aviso automático a recepción si el huésped reporta una incidencia: vuelo cancelado, retraso, ampliación de noches, llegada tardía.

    M&S

    Marcus & Sophie · Amsterdam

    en línea

    Hi Marcus, friendly reminder you are checking in tomorrow at 15:00. Airport taxi booked for 14:30 pickup. Need anything?
    Hey! Flight is 2h delayed. Can we push dinner to 21:00?
    No problem. Dinner moved to 21:00, pier-side table held 🥂. Safe travels!

    Cambios de última hora gestionados sin que recepción levante el teléfono.

    Paso 4

    Durante la estancia, conversación viva.

    Engrana responde lo operativo en segundos: a qué hora abre el desayuno, dónde está el wifi, cómo se llega a la playa. Cuando detecta urgencia real (queja, problema técnico, palabras como fuga, no funciona, estoy enfermo) escala a recepción y, si configuras alerta, al gerente.

    204

    Hab. 204 · Patricia

    🚨 urgente · 02:14h

    Hola buenas, no funciona el aire de la habitación y son las 2 de la mañana 😩
    Lo siento mucho, Patricia. Aviso ahora al equipo de noche. Confirman en menos de 2 min.
    Avisado Carlos · recepción noche · 02:14h

    Carlos · recepción

    Hola Patricia, voy ahora con un mando nuevo del aire. En 5 min lo tienes 🛠

    Palabras como "no funciona", "urgente" o "roto" disparan escalado al equipo de noche.

    Paso 5

    Después del checkout, en la ventana de oro.

    En las primeras 24 a 72 horas se piden las reseñas. En el idioma del huésped. Con enlace directo a la plataforma donde reservó. Y si el huésped es corporate, repetidor o ha mostrado satisfacción alta durante la estancia, queda programado un recall anual para misma fecha del año siguiente.

    K

    Karina · Berlín

    26h tras checkout

    Hallo Karina! Wie war dein Wochenende bei uns? 🌅
    Es war wunderschön! Die Aufmerksamkeit war erstklassig 🥰
    Das freut uns! Würdest du uns mit 30 Sekunden eine Bewertung dalassen?
    ⭐ Google Maps1 toque
    🗺 TripAdvisor1 toque
    🏨 Booking1 toque

    Petición en el idioma del huésped, ventana 24-72h, enlaces a las 3 plataformas correctas.

    Esto se repite con cada reserva. Sin que recepción levante un dedo.

    La métrica que no aparece en el report del PMS

    Que recepción deje de ser una centralita.

    A las 22:30 un huésped escribe no funciona el aire acondicionado de la 314. A las 23:18 otra reserva pregunta cómo llegar desde el aeropuerto si su vuelo aterriza a las 6 de la mañana. A las 9:00 el grupo de la mañana siguiente confirmando todo. A mediodía el corporate que viene mañana queriendo cambiar una noche. A las 16:00 alguien preguntando si todavía queda habitación para el fin de semana.

    Recepción tiene un turno. La recepcionista del turno tarde cierra caja, prepara breakfast del día siguiente, atiende salidas que se acumulan a partir de las 11, factura, contesta el teléfono y, además, los WhatsApp. Hace lo que puede.

    24/7

    cobertura WhatsApp

    Recepción duerme, Engrana contesta.

    Hoy

    Recepción carga con todo:

    • WhatsApp colapsado los fines de semana, con conversaciones de 6 horas sin respuesta.
    • Late checkout no confirmado ni cobrado los domingos por la mañana. Revenue perdido.
    • Huésped que escribió de noche sin respuesta hasta la mañana siguiente. Reseña de 7 al checkout.
    • Reactivación del huésped corporate del año pasado: cero. Nadie tiene tiempo.
    Con Engrana

    Recepción hace solo lo presencial:

    • WhatsApp 24/7 en seis idiomas respondiendo lo operativo en segundos.
    • Late checkout confirmado y cobrado por Stripe en el mismo hilo, antes del domingo.
    • Urgencias derivadas a recepción al momento. La queja se resuelve antes del checkout.
    • Recall corporate anual automático. Propuesta de fechas en agosto al de septiembre.

    La cuenta que duele a final de mes

    Una habitación que no se ocupa esta noche son entre 127€ y 200€ que ya no vuelven.

    El ADR medio en España en 2025 fue de 127,7€ según el INE y de 166,1€ según CEHAT. Un hotel boutique con un 20% de cancelaciones tardías y no-shows en un fin de semana fuerte está dejando varios cientos de euros encima de la mesa cada uno de esos fines de semana, según ADR. En un año, hablamos de pérdida acumulada que no aparece en el report del PMS porque no es una pérdida activa: es una venta que nunca llegó a cobrarse.

    El ratio de cancelación medio en reservas vía Booking en España ronda entre el 21,8% y el 57% según destino (Cloudbeds 2025), frente al 10,6%-14% en reservas directas. El diferencial por canal es brutal. Tu canal directo es estructuralmente más rentable. El problema es que solo te llega el 23% de las reservas por ahí.

    Cómo lo aborda Engrana:

    Confirmación 48h + 24h

    El huésped que iba a olvidarse del viaje confirma o cancela con tiempo para que recepción reasigne.

    Cobro de señal Stripe en directas

    Recuperas control vs Booking: el huésped que pagó 30€ de señal no es el mismo que se olvidó de cancelar. Tarjeta validada, reserva validada.

    Lista de alertas de disponibilidad

    Si una habitación se cae el viernes a las 14:00 para el sábado, Engrana avisa por WhatsApp a quienes preguntaron por esas fechas. La habitación se vuelve a llenar el mismo día.

    Recordatorio de política con coste claro

    El huésped sabe a qué se atiene. Recordarlo bien (sin amenazar) baja los no-shows accidentales.

    Los recordatorios pre-llegada automatizados reducen los no-shows accidentales (los del huésped que se olvidó del viaje), según informes de plataformas de upselling como HiJiffy y Oaky. Engrana no promete porcentaje propio: cada hotel tiene su mix de canales y su política de garantía. Sí promete que el recordatorio se manda en el momento correcto, en el idioma correcto y con la información correcta. Cómo se diseña un recordatorio que sí funciona.

    Tu agenda escondida

    Tienes una agenda escondida dentro de tu PMS.

    200-800

    huéspedes inactivos

    Más de 12 meses sin volver. Todos con relación previa.

    Nadie los está llamando.

    Mira tu base de huéspedes. Filtra por fecha de última estancia. Quédate con los que pasaron por tu hotel hace más de doce meses. Probablemente sean entre 200 y 800 nombres según volumen y antigüedad de la propiedad. Cada uno te conoció. Cada uno te eligió. Cada uno se fue contento o, al menos, no descontento (si hubieran estado mal, lo sabrías por TripAdvisor).

    Nadie los está llamando.

    Esto no es captación fría. Son huéspedes con relación previa, y la LSSI permite contactarles sin opt-in expreso por encajar en la excepción contractual de servicios similares a los contratados. Continuidad de relación, no campaña agresiva. Se nota en el tono.

    Lo que hace Engrana con esa lista:

    01

    Cruza tu base con fecha de última estancia y tipo de huésped: corporate, ocio, repetidores anuales, huéspedes únicos.

    02

    Detecta repetidores anuales: los que vienen siempre la misma semana de octubre por el congreso, o el mismo puente de mayo desde hace tres años.

    03

    Manda mensaje personalizado en su idioma. Recordando la estancia anterior y proponiendo fechas concretas. No vuelve cuando quieras: tenemos disponibilidad del 15 al 18.

    04

    Encaja en la excepción contractual de la LSSI. No es campaña comercial agresiva, es continuidad de relación. Con opt-out claro en cada mensaje.

    La agenda de Engrana mide cuántos vuelven al hotel. La cifra suele sorprender.

    Antes de que lo pregunte tu abogado

    La IA encaja en RGPD, LSSI y SES.HOSPEDAJES sin pisarte.

    La hostelería española convive con tres capas regulatorias que no perdonan: RGPD, LOPDGDD, LSSI, RD 933/2021. Engrana está diseñado, desde el primer día, para encajar limpio en las cuatro.

    Urgencias derivadas al momento.

    Si el huésped escribe fuga de agua, incendio, olor a gas, no funciona la cerradura, alguien intenta entrar en mi habitación, Engrana deriva a recepción de forma inmediata y, si configuras alerta, manda notificación al gerente. No pierde el tiempo intentando resolver con plantilla lo que requiere persona física en el sitio.

    SES.HOSPEDAJES (RD 933/2021).

    Engrana NO sustituye tu obligación de registrar al huésped en la Policía o Guardia Civil dentro de las 24 horas. Lo que sí hacemos es facilitar la captura de los datos en el flujo pre-llegada por WhatsApp (documento, datos personales, dirección habitual, medio de pago, fechas) de forma cifrada, en un formulario que el huésped completa desde el móvil. Llegan ya estructurados para cargar en SES.HOSPEDAJES. Recepción ahorra entre cinco y diez minutos por huésped del trabajo manual.

    RGPD y LOPDGDD.

    Las conversaciones por WhatsApp se tratan como dato personal con cifrado en tránsito y en reposo, backup auditado, retención conforme a la ley (tres años para datos del registro de viajeros conforme al RD 933/2021), y servidores en la Unión Europea. El responsable del tratamiento sigues siendo tú; Engrana es encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, con contrato firmado en la puesta en marcha.

    LSSI, Ley 34/2002.

    Engrana distingue automáticamente recordatorio operativo de campaña comercial. El primero (confirmar reserva, instrucciones de llegada, pedir reseña de la estancia que el huésped acaba de tener) encaja en la excepción contractual de servicios similares a los contratados y no exige opt-in nuevo. El segundo (ofertas para el verano, paquete spa) sí exige consentimiento expreso del artículo 21 LSSI. Si mezclas, te expones a sanciones de la AEPD. Engrana mantiene la línea separada y registrada.

    Si tu pregunta es esto me mete en un lío con la AEPD o con la Policía, la respuesta es no. Está diseñado precisamente para evitarlo.

    Donde se decide la reserva del próximo huésped

    El 87% de tus futuros huéspedes lee tus reseñas antes de reservar.

    87%

    mejora impresión del hotel

    Si respondes a las reseñas negativas.

    Fuente: TripAdvisor TripBarometer

    El 50% de las reseñas se publican en las primeras 48 horas tras el checkout, el 75% en los primeros cinco días. Hay una ventana de oro, de menos de una semana, en la que se concentra la mitad de la conversación pública sobre tu hotel. Si no pides la reseña en esa ventana, no la pides. Tu recepción no llega.

    Lo que hace Engrana con las reseñas:

    Petición entre 24 y 72 horas después del checkout, en el idioma del huésped, por WhatsApp. Con enlace directo a la plataforma que prioriza ese huésped: Google Business Profile, TripAdvisor o Booking. Tú decides qué canal pesa más.

    Filtro interno de satisfacción: si durante la estancia Engrana detectó queja o problema sin resolver, no se le pide reseña pública. Se le pregunta primero en privado. Mucha reseña negativa de TripAdvisor se evita simplemente preguntando antes.

    Las reseñas son tuyas, no nuestras. Viven en tu Google Business Profile, en tu TripAdvisor, en tu ficha de Booking. Si mañana decides irte de Engrana, las reseñas se quedan donde están.

    Deja de tener que defenderte tú mismo en cada reseña negativa. Cuando llegue una, Engrana ya te ha avisado durante la estancia y, en muchos casos, la ha podido evitar.

    La radiografía del margen perdido

    Los 5 problemas más caros de un hotel boutique privado (y cómo Engrana los aborda).

    Antes de explicarte qué incluye Engrana, vale la pena nombrar con precisión lo que está sangrando tu cuenta de resultados. Estos cinco problemas tienen impacto medible.

    No-shows y cancelaciones de última hora

    Una habitación que no se ocupa esta noche son entre 127€ y 166€ tirados.

    No-show es el huésped que no se presenta a la reserva sin avisar. Cancelación tardía es la que entra el mismo día o el día anterior, cuando ya no hay tiempo de revender la habitación. En España el ratio medio de cancelación es del 25,5% y el diferencial por canal es brutal: las reservas vía Booking cancelan entre el 21,8% y el 57%, las directas entre el 10,6% y el 14% (D-EDGE 2025). No es solo el ingreso perdido. Es la cama hecha que nadie va a usar, el ama de llaves que ya entró a la habitación, el responsable de turno que reservó el sillón para alguien que no aparece. El coste real es operativo y económico a la vez.

    Confirmación 48h + 24h por WhatsApp en el idioma del huésped, cobro de señal por Stripe en directas, alertas de disponibilidad para huéspedes que preguntaron por esas fechas y avisos de penalización cuando aplica.

    Huéspedes que no vuelven

    El corporate de septiembre que reservó tres noches y pagó tarifa entera ya no está volviendo. ¿Cuándo le habéis escrito?

    La base de datos de huéspedes pasados es el activo menos trabajado del hotel boutique medio. Hay entre 200 y 800 nombres con relación previa establecida, satisfacción aceptable o buena (los descontentos los conoces por TripAdvisor) y que ya tomaron la decisión de elegirte una vez. Reactivar es estructuralmente más barato que captar nuevo: no pagas comisión OTA, no compites en precio, hablas con alguien que ya conoce tu producto. El problema es que reactivar requiere proceso, segmentación y tiempo, tres cosas que recepción no tiene. La consecuencia es que esa lista se queda quieta en el PMS para siempre.

    Engrana cruza la base con fecha de última estancia, separa corporate de ocio y repetidores anuales de huéspedes únicos, y manda propuestas personalizadas en el idioma de cada uno, con fechas concretas, en la ventana correcta del año.

    Recepción 24/7 que no llega a todo

    Pagas turno de noche y, en lugar de recibir huéspedes, contesta WhatsApp.

    Un hotel boutique de 20 a 30 habitaciones con recepción 24/7 paga miles de euros al mes en turnos de mostrador. El turno de noche, en convenio hostelería, está entre 1.400€ y 2.000€ brutos por persona y mes solo en costes salariales más Seguridad Social. Lo que hace, mayoritariamente, es contestar mensajes operativos repetidos: a qué hora abre el desayuno, dónde está el wifi, cómo se llega a la playa, qué restaurantes hay cerca. Información que está en tu web, en tu welcome book y en cinco hojas pegadas a la pared, y que el huésped no leyó.

    Engrana absorbe la capa operativa repetida 24/7 en seis idiomas. La recepcionista de noche deja de teclear plantillas y vuelve a recibir a quien llega. Recepción humana para lo humano.

    Reseñas pedidas en mano que no llegan

    El 87% de tus futuros huéspedes mira las reseñas antes de reservar. El 50% se publica en las primeras 48 horas tras el checkout.

    Pedirla en mano al hacer el checkout casi nunca funciona. El huésped tiene prisa por llegar al aeropuerto, ya no le queda batería, no encuentra el enlace que le dieron en papel, llega a casa y se le olvida. La ventana de oro son las primeras 48 horas. La siguiente, los primeros cinco días. Después, la reseña no llega. Y las pocas que pediste por email se quedan sin abrir porque el email tiene una tasa de apertura del 20-25% frente al 95-98% de WhatsApp. La diferencia no es marginal. Es estructural.

    Petición automatizada por WhatsApp entre 24 y 72 horas tras el checkout, en el idioma del huésped, con enlace al canal correcto (Google, TripAdvisor o Booking), filtro previo de satisfacción para no exponer reseñas negativas en público.

    Late checkout, traslado y restaurante interno: ingresos auxiliares sin vender

    Late checkout regalado vs late checkout cobrado a 25€: en 25 habitaciones × 3 huéspedes/mes son 1.875€/mes que no estás cobrando.

    El upselling pre-llegada bien hecho mueve entre el 15% y el 30% de revenue adicional por huésped, como vimos arriba. No es la cifra que se ve en el ADR, es la que se acumula sobre el ADR: la cuna, el traslado al aeropuerto, el late checkout, el desayuno extra, la cena, el parking, el upgrade. Todo eso se vende si se ofrece en el momento correcto (48 horas antes de llegar, cuando el huésped está mentalmente preparando el viaje) y en el formato correcto (mensaje breve por WhatsApp, no tarifa colgada en el welcome book).

    Secuencia pre-llegada con upselling sutil, contextual y en idioma del huésped. Cobro por Stripe en la misma conversación, sin obligar al huésped a abrir email ni llamar a recepción. Los ingresos auxiliares dejan de ser una conversación pendiente.

    Estos cinco problemas se trabajan con piezas concretas. Lo que viene a continuación es la lista exacta de qué entra el día uno.

    El día uno

    Esto es lo que entra el día uno.

    No hay tiers, no hay módulos sorpresa, no hay request a quote. Esto es lo que se activa cuando firmas, sin extras.

    Pre-llegada multi-idioma 48h + 24h

    Mensaje pre-llegada con instrucciones reales y oferta de upselling. Recordatorio de hora estimada y captura ordenada de datos para SES.HOSPEDAJES.

    Recall del huésped repetidor anual

    Detecta corporate, repetidores anuales y huéspedes de alta satisfacción. Propuesta personalizada en su idioma, en la ventana correcta del año.

    IA conversacional con memoria del huésped

    Llama al huésped por su nombre, sabe en qué habitación se aloja, conoce su última estancia y su idioma. No es un bot que reparte plantillas.

    Escalado humano automático en urgencias

    Palabras críticas (fuga, no funciona, ampliar, queja) o tono de alarma derivan a recepción al momento. Tú decides a quién y en qué horario.

    Reseñas Google + TripAdvisor + Booking post-estancia

    Petición automática entre 24 y 72 horas después del checkout, por WhatsApp, con enlace directo a la plataforma que tú priorices.

    Cobro de señal por Stripe

    Para reservas directas, late checkout, traslado, cena interna, upgrade. Stripe a tu cuenta, sin intermediar el procesador del PMS.

    Alertas de disponibilidad y cancelaciones

    Cuando una habitación se cae, Engrana avisa por WhatsApp a quienes preguntaron por esas fechas y no encontraron hueco. La habitación se vuelve a vender el mismo día.

    CRM conversacional con historial conectado al PMS

    Cada conversación queda registrada y vinculada a la ficha del huésped. Tu equipo entra y ve contexto completo: idioma, última estancia, preferencias, incidencias previas.

    Lo que cuesta y lo que hace cada uno

    Cómo se compara Engrana con tus opciones reales.

    El gerente boutique suele estar valorando, en silencio, varios caminos: exprimir más el PMS que ya tiene, pagar add-on conversacional (Whistle, HiJiffy), contratar plataforma internacional o montar un bot él mismo con Manychat o Wati. Esta es la foto, con datos verificables y sin ataques.

    Desliza para ver más

    Capacidad
    Engrana
    		Cloudbeds + WhistleMews + HiJiffyHotelogixWhistle soloManychat / Wati
    WhatsApp con IA que conoce al huéspedSíSí (add-on)Sí (vía HiJiffy)NoSíNo (lo montas tú)
    Recordatorios pre-llegada multi-idiomaSíSíSíParcialSíParcial
    Recall huésped repetidor anualSíVía Whistle CRMVía Mews MarketingNoLimitadoNo
    Reseñas Google + TripAdvisor + Booking autoSí, multi-plataformaSí (Whistle)Vía partnersNoSíNo
    Cobro señal Stripe directoSí, a tu cuentaVía Cloudbeds PaymentsVía Mews PaymentsVía partnersVía PMSNo
    Soporte humano España, no ticketSíSolo email, en inglésLimitadoSí (limitado)InglésNo
    Multi-idioma nativo (6+ idiomas)SíSíSíLimitadoSíTú lo montas
    Precio mensual aproximado89€ plano~315€ entry (+add-ons)desde 300€ + 200€ HiJiffy50-150€~200€15-99€
    Migración necesariaNoSí (cambio PMS)Sí (2 años contrato)SíNoNo
    Cumplimiento RGPD datos huéspedSí (datos UE)SíSíSíSíTú lo asumes

    Engrana no es un sustituto de tu PMS. Si ya tienes Cloudbeds, Mews, Hotelogix o el PMS que sea funcionando, ese gasto se queda donde está y la migración que implicaría cambiarlo no es la pelea que queremos. Engrana se le suma como capa de WhatsApp + IA + recall + reseñas multi-plataforma + cobros + alertas de disponibilidad que el PMS no resuelve. El total mensual para un hotel boutique típico se queda entre 150€ y 400€ según tamaño y mix (tu PMS + Engrana). La alternativa habitual (PMS + HiJiffy o Duve por encima) se va a entre 400€ y 700€ con contratos a dos años. La cuenta es la cuenta.

    Y soporte en castellano. El hotelero boutique que ha usado Cloudbeds o Mews sabe lo que es escribir al chat y que te lleven en círculos. Aquí contesta el equipo de Engrana, en horas, en castellano, y desde España.

    Excepción honesta. Si tienes una casa rural, un alojamiento vacacional pro o un hostal pequeño que NO usa PMS profesional y trabaja con Booking + Excel + WhatsApp manual, Engrana sí cubre el 80% de la operación digital sin necesidad de meter un PMS encima. Ahí sí sustituimos.

    Antes de que pidas la demo

    Te decimos sí o no antes de cobrarte un euro.

    No te llamamos a vender lo que no encaja. Estos son los cuatro perfiles donde Engrana funciona estructuralmente.

    Hotel boutique 10 a 20 habitaciones con recepción no 24/7.

    Engrana llena exactamente esa franja sin recepción. La franja de noche es donde más reservas se pierden y donde más fricción operativa hay.

    Escenario típico:dueño-operador, sin staff fijo de noche, WhatsApp del dueño recibe entre 30 y 50 mensajes al día entre huéspedes presentes, futuros y pasados. La recepción cierra a las 22:00 o no existe como tal (check-in con conserje, código de acceso, dueño que aparece si hace falta).

    Hotel boutique 20 a 50 habitaciones con recepción 24/7 por turnos.

    El sweet spot. Engrana absorbe WhatsApp + multi-idioma + reseñas + recall + upselling. Recepción libera tiempo equivalente a media persona del turno tarde.

    Escenario típico:equipo entre 8 y 15 personas, mix entre 60% y 80% de reservas Booking + 20% a 40% directas. Recepción cubierta con turnos pero estructuralmente desbordada en pico (viernes tarde, sábados, salidas dominicales). Mensajes pre-llegada de huéspedes internacionales (DE, EN, FR) que requieren tres veces más tiempo de respuesta.

    Hostal independiente urbano 10 a 25 habitaciones.

    Engrana profesionaliza la atención sin contratar más personal: deja la operativa 24/7 cubierta y libera al dueño-operador del móvil personal.

    Escenario típico:perfil económico, sin recepción 24/7, dueño-operador o gerente compartido con otro establecimiento. WhatsApp del hostal ya es el canal principal con huéspedes (más que email, más que teléfono). El huésped es internacional joven (DE, IT, FR, UK) y espera respuesta inmediata por chat.

    Alojamiento rural o vacacional profesional multi-propiedad.

    Engrana unifica la comunicación a través de todas las propiedades con plantillas por unidad, instrucciones automáticas pre-llegada, cobro de señal en directas y reseñas centralizadas. En este perfil Engrana muchas veces sustituye al PMS porque no hace falta.

    Escenario típico:property manager que gestiona entre 5 y 30 unidades (casas rurales, apartamentos vacacionales, glamping). Cada propiedad tiene su propio set de instrucciones de llegada, su propio anfitrión y sus propias reseñas. Mucha gestión por WhatsApp porque no llega a justificar PMS hotelero clásico.

    No encaja en Engrana:

    • Cadenas hoteleras grandes (Meliá, NH, Barceló, Riu, Iberostar). La decisión central es de IT corporativo.
    • Albergues backpacker estilo Generator con recepción por turnos de dormitorios y operación 24/7 ya industrializada.
    • Resorts all-inclusive de gran tamaño con stack tecnológico cerrado.
    • Apartamento turístico particular monolisting (un piso suelto en Airbnb sin gestión profesional). El volumen no justifica.

    Si gestionas una clínica dental o médica, mira también nuestra solución para clínicas dentales o clínicas médicas.

    Términos que usamos en esta página

    Glosario rápido del sector.

    Para que la próxima vez que un comercial te hable de RevPAR o channel manager no tengas que descifrarlo.

    PMS (Property Management System)
    Software que gestiona el día a día del hotel (reservas, habitaciones, tarifas, facturación, housekeeping). Cloudbeds, Mews, Hotelogix, Avirato, RoomRaccoon, AvaiBook y Ulyses Cloud son los más conocidos en España.
    OTA (Online Travel Agency)
    Plataforma online de intermediación de reservas. Booking, Expedia, Airbnb, Hotelbeds. Cobran comisión por cada reserva (entre el 15% y el 25%).
    ADR (Average Daily Rate)
    Precio medio por habitación ocupada por noche. ADR España 2025: 127,7€ INE, 166,1€ CEHAT.
    RevPAR (Revenue per Available Room)
    Ingreso medio por habitación disponible (ocupada o no). Mezcla ADR y ocupación. RevPAR España 2025: 89,7€ INE.
    Channel manager
    Software que sincroniza disponibilidad y tarifas entre tu PMS y todas las OTAs en las que estás. Evita overbooking entre canales.
    Room rack
    Vista calendario del PMS donde se ven todas las habitaciones por fechas con su estado (ocupada, libre, en limpieza, bloqueada).
    Walk-in
    Huésped que llega sin reserva previa y pide habitación al mostrador.
    No-show
    Huésped que tenía reserva confirmada y no se presenta sin avisar.
    Overbooking
    Vender más habitaciones de las disponibles. A veces deliberado (apostando a cancelaciones), a veces error de sync entre canales.
    Allotment
    Bloqueo de habitaciones para un grupo o evento concreto, con fecha de release si no se confirma.
    Pickup
    Ritmo al que entran reservas para una fecha determinada (cuántas se han añadido en los últimos 7 o 14 días).
    ARR (Average Room Rate)
    Mismo concepto que ADR. Sinónimo más antiguo.
    GDS (Global Distribution System)
    Sistemas profesionales de reserva tipo Amadeus, Sabre o Galileo. Los usan agencias y corporaciones. Pesan más en hotel mediano que en boutique.
    MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events)
    Segmento de huésped profesional que viaja por trabajo y reuniones. Gasto medio 1.457€/viaje. Empresas medianas generan el 52% del gasto MICE.
    Late checkout
    Salida del hotel posterior a la hora estándar (habitualmente 12:00). Servicio típicamente monetizable a entre 15€ y 30€ según hotel.
    Repeat guest
    Huésped que ya se ha alojado anteriormente. En hotel boutique con marca trabajada representa entre el 15% y el 25% del booked revenue.
    SES.HOSPEDAJES
    Plataforma del Ministerio del Interior, operativa desde el 2 de diciembre de 2024, donde los alojamientos turísticos están obligados (RD 933/2021) a registrar los datos de cada huésped en las 24 horas siguientes a la llegada.

    Antes de firmar

    Lo que pregunta el gerente antes de firmar.

    Quince minutos contigo

    Quince minutos. Te enseñamos cómo encaja con tu PMS.

    Si has llegado hasta aquí es porque alguno de los problemas de arriba se parece bastante a lo que tienes hoy: recepción ahogada por WhatsApp los viernes tarde, no-shows que duelen, huéspedes corporate del año pasado que no vuelven, reseñas en TripAdvisor que no se piden a tiempo, late checkouts que no se cobran, el registro SES.HOSPEDAJES que se hace a mano huésped por huésped. No tienes que cambiar tu Cloudbeds, tu Mews, tu Hotelogix ni el PMS que sea para arreglarlo. Tienes que sumarle la capa que le falta. Si te encaja, hablamos quince minutos por videollamada y te enseñamos exactamente cómo se monta sobre lo que ya tienes funcionando.

    Sin compromiso. Te enseñamos cómo encaja con tu Cloudbeds, Mews, Hotelogix, Avirato, RoomRaccoon o el PMS que tengas. Si vemos que no encaja, te lo decimos.

    Multi-idioma (6)
    SES.HOSPEDAJES + RGPD
    Sin migrar tu PMS

    Otros sectores

    Engrana trabaja en muchos negocios por cita. Mira el que más se parezca al tuyo.

    PeluqueríasBarberíasCentros de estéticaUñas y manicuraMasajes y fisioClínicas dentalesClínicas médicas