Tres versiones después de la última vez que te contamos algo, esto es lo que ha cambiado. Spoiler: bastante.
Como siempre: la versión normal, la que importa si usas Engrana para trabajar.
01
La idea corta: menos papeleo para ti
Esta tanda tiene dos protagonistas nuevos, expedientes y un portal para que tus clientes se den de alta solos, y una idea detrás de todo lo demás: que el trabajo administrativo lo haga la plataforma, no tú.
Rellenar fichas al teléfono, perseguir quién tenía que hacer qué, comprobar si un DNI está bien copiado... nada de eso es tu trabajo de verdad. Pues eso hemos ido quitando de en medio.
02
Expedientes: de promesa a módulo completo
Si trabajas con expedientes, esto te va a gustar. Si no, sáltate esta sección (en serio, no pasa nada).
- Numeración automática de toda la vida: EXP-2026/001, EXP-2026/002... sin números repetidos, sin saltos raros, sin pelearte con nadie por quién cogió el último. ¿Tu despacho numera distinto? Se configura y punto.
- Documentos cifrados. Cifrados de verdad, no "en una carpeta con contraseña".
- Cada expediente enlaza con sus citas del calendario. Abres la cita, ves el expediente. Abres el expediente, ves las citas. Como debería haber sido siempre.
- Próximas acciones con responsable: quién tiene que hacer qué, para cuándo, y si está hecho o no.
- Cada uno ve solo lo suyo: cada persona del equipo accede únicamente a los expedientes en los que trabaja.
- Notas con historial, tipos de expediente configurables, partes con su relación... lo que esperas de un módulo de expedientes serio.
Se acabó el "creía que lo llevabas tú". Y el secreto profesional queda aplicado en el sistema, no prometido en un papel.
Expedientes se activa según tu plan: si lo quieres en el tuyo, dínoslo y lo ponemos en marcha contigo.
03
Portal de registro: tus clientes se dan de alta solos
Deja de rellenar fichas al teléfono mientras el cliente te deletrea su apellido.
- Compartes un enlace y el cliente mete sus datos desde el móvil. Con tu logo y tu marca bien grandes (Engrana aparece en pequeñito abajo, como debe ser).
- Verificación de email incluida: nadie entra en tu base de datos sin demostrar que su correo existe.
- ¿Necesitas su DNI? Hay un segundo enlace donde suben la foto o el PDF. Se guarda cifrado, solo lo ve quien debe verlo, y se destruye cuando toca. Ni rastro.
- Consentimiento RGPD registrado con fecha, versión de la política y evidencia. Si un día viene una inspección: papeles. Todos.
- Tú solo revisas lo dudoso. Si un registro coincide con un cliente que ya tienes, no se toca nada: te llega a una bandeja y decides tú. Lo demás entra solo.
El portal también va según tu plan y se deja listo contigo en la puesta en marcha (lleva su configuración y su parte legal bien atada antes de compartir el enlace).
04
Ficha de cliente: DNI validado y pestaña de Actividad
- Campo de DNI/NIE/NIF/CIF con validación de letra. Adiós a los documentos inventados o mal copiados. Y sí, puedes buscar clientes por documento.
- El DNI va cifrado y oculto por defecto. Se muestra solo cuando lo pides... y queda registrado quién lo miró y cuándo. Protección de datos de la de verdad.
- Nueva pestaña "Actividad": quién cambió qué en la ficha y cuándo. El RGPD contento y tú tranquilo.
- Las próximas acciones también viven en la ficha de cliente, no solo en expedientes.
05
Calendario: barra "Mis acciones"
Abres el calendario y arriba tienes tus tareas pendientes de todos los expedientes y clientes. Sin ir ficha por ficha buscando qué te tocaba. Marcas, completas, sigues.
También hemos arreglado varios detalles de las vistas de día, de equipo y de móvil.
06
Acceso más protegido (y tú ni lo notas)
El inicio de sesión ahora lleva verificación anti-bots. Los ataques automatizados se quedan fuera; para ti es literalmente un instante.
Lo mejor de la seguridad es cuando no tienes que pensar en ella.
07
Y por debajo del capó
Las dos versiones anteriores fueron de cimientos: revisamos la plataforma de arriba abajo y corregimos decenas de detalles de fiabilidad en mensajería, reservas y tareas en segundo plano.
No lo ves. Pero lo notas: todo va más fino y más estable.
¿Qué tienes que hacer tú?
Nada. Todo esto ya está en tu Engrana: sin actualizaciones que instalar, sin botones que buscar. Entra y úsalo.
Lo único: expedientes y el portal de registro se activan según tu plan, así que si los quieres, nos lo dices y lo dejamos funcionando contigo. Y si algo no te cuadra, dínoslo: los autónomos, cuando algo no funciona, no se callan. Nosotros tampoco.